Wykorzystanie VDR na rynku nieruchomości komercyjnych

Pomimo trudnych dla gospodarki miesięcy rynek nieruchomości prężnie się rozwija. Nie tylko jeśli chodzi o budownictwo mieszkaniowe, ale i komercyjne. Wiąże się to m.in. ze wzrostem znaczenia e-commerce. W parze z rozwojem tego sektora musi iść sprawny łańcuch dostaw. A to z kolei wymaga powierzchni służących do przechowywania towarów. Obserwujemy więc duży popyt na nieruchomości magazynowe i przemysłowe.

Im więcej projektów budowlanych ma do realizacji firma, tym więcej uwagi trzeba poświęcić kontroli i temu, by dobrze zarządzać wymianą dokumentacji pomiędzy deweloperem, bankiem, właścicielem czy najemcami. Obieg dokumentów należy zaplanować w taki sposób, by uniknąć ewentualnego chaosu. Jak VDR może wesprzeć działalność deweloperów specjalizujących się w nieruchomościach komercyjnych?

Szybkość i bezpieczeństwo z VDR

Dzięki VDR można zarządzać dokumentacją większej liczby projektów budowlanych, mając przy tym pewność, że procesy te będą uporządkowane. Możliwość udostępniania poszczególnych plików tylko wybranym osobom sprawia, że poufne dokumenty bezpiecznie i szybko trafią do inwestorów, podwykonawców czy audytorów. Przy tym rozwiązaniu nie ma ryzyka wstrzymania prac czy sprzedaży przez opóźnienia w dostarczeniu dokumentacji.

Wydawałoby się, że dokumenty można równie dobrze przesyłać drogą mailową, ale przechodzimy tutaj do wspomnianej zalety VDR – bezpieczeństwa. Nie można mieć pewności, że do wiadomości mailowych nie będzie mieć dostęp nieupoważniona osoba – phishing jest coraz częstszym problemem przedsiębiorców. Tymczasem VDR zapewnia pełną kontrolę nad tym, co dzieje się z dokumentacją i minimalizuje wystąpienie błędu ludzkiego – na przykład wysłania dokumentacji niewłaściwej osobie. Administrator w każdej chwili może zweryfikować, kto i kiedy wyświetlał plik, poszerzyć uprawnienia lub je ograniczyć.

Oba te czynniki, czyli szybki obieg dokumentacji i stała kontrola, są w przypadku projektów budowlanych bardzo istotne. Pozwala to trzymać się ustalonych terminów, firma pokaże się w pozytywnym świetle w oczach inwestorów, a to także forma dbałości o wizerunek.

Funkcje na miarę oczekiwań

W VDR można umieścić wszystkie ważne dokumenty związane z prowadzonymi projektami. Można je dowolnie katalogować i sortować, a tym samym zachować porządek. Administrator będzie nadawał indywidualne uprawnienia i każda z zainteresowanych stron będzie mieć wgląd tylko do tego, co wiąże się z konkretnym projektem. Użytkownik może mieć możliwość edycji i wydruku, a może mieć jedynie opcję podglądu. Możliwość pracy w chmurze jest odpowiedzią na coraz popularniejszą pracę zdalną – wgląd do dokumentów można mieć o dowolnej porze i z dowolnego miejsca.

Administrator może wygenerować raporty pokazujące to, kto korzystał z plików, a to z kolei daje pełną kontrolę nad całą dokumentacją, o czym już było wyżej. Nawet jeśli projektów jest więcej, to dla każdego z nich raporty można generować osobno. Raporty nie tylko dają nadzór nad dokumentacją, ale pozwalają zarządzać pracą zespołu projektowego dzięki temu, że administrator widzi, jak długo dany dokument był wyświetlany i przez kogo.

Bardzo wygodne są operacje masowe, dzięki którym można zaoszczędzić mnóstwo czasu potrzebnego na ładowanie plików i nadawanie uprawnień. Szybko można załadować całe foldery, paczki plików, tworzyć konta wielu użytkowników na podstawie pliku z Excela albo pobierać paczki plików. VDR zapewnia przejrzystość, ułatwia komunikację, pomaga zachować ład, nadzorować, a wszystko to łącznie sprawia, że zarządzenie projektami nieruchomości komercyjnych jest dużo efektywniejsze.

Dowiedz się więcej na https://fordata.pl/

• Artykuł partnera